一分钟:什么是单核工作法?五项基本概念
※快捷清单是单核工作法的核心。它最多存放5项当前最重要的任务。如果还要添加更多的任务,就必须删掉原有任务。
※单核时段只用于专心处理快捷清单上的一项任务。以全景闹钟作为单核时段的结束。
※全景闹钟应该设置在分针的下一个竖直位置,例如9:00、9:30、10:00,但距离现在不少于25分钟。在闹钟响铃时,把注意力从单核时段切换到全景时段。
※全景时段期间查看所有的待办任务,并且思考“拉金问题”(Lakein’s question):此时此刻,我的时间最好用来做什么?
※颠倒优先级是指把紧急任务排到重要任务之前,应该避免。完成最重要的任务,我们的长期目标才能实现。
全天都在全景和单核之间切换。在你需要的情况下,可以在两者之间稍事休息。单核工作意味着聚焦放大一项且仅此一项任务。全景总览意味着放眼全局,选择当前最重要的一件事。
开始单核工作时段之前,记得设置一个全景闹钟。把闹钟设置到分针的下一个竖直位置,但距离现在不少于25分钟。例如现在是9:15,就设置闹钟到10:00;如果现在是11:03,就设置闹钟到11:30;以此类推。
如果有新任务在头脑中浮现,立即写到快捷清单里,而不是马上去做。如果有人打断了你,问他能不能晚一点再来。当然,如果他们的任务比你的更重要,就得先去帮助他们。
从全景模式切换到单核模式之前,在快捷清单上所选择的任务旁边画一个小“×”。做好标记,让你确定无疑地在单核时段专注于这件事。如果一项任务完成了,就在清单中删掉它。
单核工作法的五大原理
- 原理1:已经开始的任务会无条件地占据我们每天的所思所想,直到被完成或删除。
- 原理2:多任务切换不仅会拖慢速度,而且注定会耗尽大脑能量。
- 原理3:我们应该负起区分优先级的责任,选出现在头号重要的事来做。因为会不断有各种事情出现在我们脑海中,值得做的事数不清。
- 原理4:经常休息、好好睡觉、锻炼身体、吃得健康——我们必须在这些事情上进行投资,才能在日常工作中稳步前进。
- 原理5:我们的方法必须适应环境;要根据自己最新的个人经验,一点一点调整。没有放之四海皆准的方法。
这些就是五大原理:
1)“开始做”会让我们想要做完;
(2)多任务会降低速度,消耗能量;
(3)我们有责任按照重要性而非紧急度排列任务优先级;
(4)休息、睡眠和健康的生活习惯是保持可持续步伐所必需的;
(5)拥抱变化、持续改进才能适应日新月异的世界。在这些原理的基础上,我们就有了提高生产力的单核工作法。
我们交替使用两种工作模式:全景总览和单核专注。在全景模式中,放眼整个地平线上的任务:从现在开始的一小时最好用来做什么?选定一项任务后,先设定一个全景闹钟,在分针走到下一个竖直位置时响铃(例如8:00、8:30、9:00,等等),但要确保不少于25分钟。然后进入单核模式,专注处理单独一项任务,就是刚刚在全景模式中挑出来的最重要的一项任务。
颠倒优先级
举个例子:同事催我赶快准备一份蛋糕,今天下午茶歇的时候要吃——这是紧急任务。紧急的问题不重要。销售报告的截止期限是下周,然而它才是重中之重。重要的问题从来不紧急。写销售报告吧,忘掉蛋糕的事。
1967年,洪梅尔用犀利的笔调写道:“紧急的任务,虽然不重要,但要求立即得到回应——它们造成压力,占据醒着的每时每刻,没完没了。”他将这种情况命名为颠倒优先级。把紧急任务放在重要任务之前做,就是颠倒优先级。
重要任务是贡献于长期目标的,紧急任务则要求人们立刻注意。我们在处理重要任务的时候是主动响应,而在紧急任务上是被动应付。把紧急任务排在重要任务之前,也被称为救火行为。
按照排好的优先级进行工作,这是史蒂芬·柯维所说的第三个习惯:要事第一。你花在紧急事情上的时间越多,紧急工作就会堆积得越高。那些本来重要但不紧急的任务也会变成紧急任务。
全景闹钟
使用单核工作法时,为了在全景模式和单核模式中切换,我们要在单核时段开始之前设置定时响铃的全景闹钟。闹钟响铃提醒我们重新评估优先级。
全景闹钟有助于进入心流状态。设置了闹钟以后,“当前任务是不是该做的那一个”就不再是问题了。既然选定了它,我们就投入100%的注意力在它上面——单核专注,直到闹钟响铃。然后我们再查看所有的待办任务,选出最重要的一项——全景总览。
给专注时段设置一个固定的长度有助于保持良好的节奏,可惜这种限制过于死板。我们通常会为专注时间设置一个截止期限。例如现在是9:08,在9:30有个会议,那么在9:30或提前一分钟设置全景闹钟显然是比较合适的。
按照惯例,会议和其他“硬景观”活动的开始时间一般是在一天中的48个时间点:00:00、00:30、01:00、01:30……23:30。所以聪明的办法是,每次都在这些时间点上设定全景闹钟,这样不会耽误开会。
在不耽误开会的前提下,我们需要至少25分钟专注在单核任务上。例如当前时间是9:03,则设置全景闹钟到9:30;如果当前时间是9:12,则设置全景闹钟到10:00;如果当前时间是10:28,则设置全景闹钟到11:00。
快捷清单&集草器清单
在单核工作法中,快捷清单是必不可少的一环。每天早晨,你都要写下最多5项短小、可行动的任务。做完一项就删掉一项。在这5项任务之外,如果还想添加新任务,原有任务就要被移除。
集草器有一个重要的用途:帮你记住一些现在不能做、但将来会获得高优先处理的任务。然而其中的多数任务都只不过是噪声。它们可能会带来些许价值,但不足以在优先级竞赛中胜出。
快捷清单有限制,最多只能放今天优先级最高的5项任务。集草器清单则完全没有限制,也不排列优先级。你可以时不时添加内容进去。有什么点子就集中放在这里,免得一转身忘了。
快捷清单最多只能包含当前最重要的5项任务,不过单核工作法还提供了集草器清单与之配合。目前不够资格进入快捷清单的任务就先放在集草器清单中。然而总有一天,集草器清单也会变得太长。
“除草”是指有计划地对集草器清单中的任务进行删除。要保持集草器清单的可读、及时、可靠,必须进行除草。否则的话,这份无穷无尽的清单早晚会被我们忽视掉,忘记了曾经还想过要做这些事情。